物流ブログをご覧いただき、ありがとうございます。

年末年始や決算期、新商品の発売時期など、物流現場では特定の時期に出荷量が大きく増えることがあります。人手不足による出荷遅延や誤出荷を防ぐため、早めに準備を進めたいと考えている担当者も多いのではないでしょうか。

繁忙期への備えは、人員を増やすことだけではありません。必要な人数を確保するとともに、どの工程に負荷が集中するのか、作業場所や確認手順に無理がないかを見直すことが大切です。

今回は、繁忙期の物流トラブルが起こる原因と、人員配置・業務計画を整える5つの対策を紹介します。

繁忙期に物流トラブルが起こる3つの原因

物量が増えたときは、現場全体の忙しさだけでなく、どこで作業が止まっているかに目を向けましょう。主な原因は次の3つです。

• 人員不足による作業の遅延出荷量に対して担当者が足りないと、商品を保管場所から取り出すピッキングや梱包が追いつかなくなります。工程間で作業量に偏りがある場合も、荷物が一部にたまりやすくなります。
• 作業スペースや保管場所の不足入荷と出荷が集中すると、商品の置き場や梱包台の周辺が混み合います。仮置きした荷物が移動を妨げ、作業を進めにくくすることもあります。
• 作業ミスの増加時間に追われて確認が不十分になると、商品の取り違いや検品漏れにつながるおそれがあります。作業をやり直す時間も、出荷の遅れにつながります。

これらは別々の問題とは限りません。一つの工程の遅れが後工程へ波及するため、増員だけで解決できるのか、場所や手順にも原因があるのかを分けて考える必要があります。

繁忙期の物流トラブルを防ぐ5つの対策

対策を考える際は、人員・場所・手順を組み合わせて考えることが大切です。次の5つを、事前の計画と当日の調整につなげていきましょう。

① 出荷量を予測し、事前に計画を立てる

過去の出荷実績に、販売計画や新商品の発売予定を重ねて、物量が増える日を把握します。期間全体の合計だけでなく、日別や時間帯別の集中も確認しておきましょう。

大切なのは、出荷量を工程ごとの作業時間に置き換えることです。同じ出荷件数でも、商品点数や梱包方法によって必要な作業は変わります。過去に似た作業を行った際の実績を参考に、必要な人数と時間を見積もります。

計画は予測どおりに進むとは限りません。物量が想定を上回ったときに誰へ相談し、どの作業を優先するかなど、予測が外れた場合の対応も決めておくと、判断の迷いを減らせます。

② 工程ごとの人員配置を見直す

ピッキング、検品、梱包などの作業量を比べ、負荷が集中する工程へ人員を配置します。ただし、応援に入る人の習熟度も踏まえることが必要です。慣れていない作業を任せる場合は、教える側の時間も確保します。

人数ではなく、担当できる作業で配置するという視点を持ちましょう。平常時から複数の工程を経験してもらい、誰がどこまで対応できるかを把握しておくと、応援先を判断しやすくなります。

人を移す際には、移動元の工程が滞らないかも確認します。目の前で遅れている工程だけを速くするのではなく、出荷までの流れ全体で配置を考えることが重要です。

③ 作業手順を標準化する

作業マニュアルやチェックリストを整え、担当者が変わっても同じ基準で作業できるようにします。商品の照合箇所、数量の確認方法、梱包時の注意点など、間違いやすい部分を具体的に示しましょう。

忙しいときこそ確認の基準を変えないことが大切です。応援要員や短期スタッフには、作業の順序だけでなく、判断に迷ったときの相談先も伝えます。資料を渡すだけで終わらせず、実際に作業して理解を確かめましょう。

④ 作業動線とレイアウトを改善する

出荷頻度の高い商品を取り出しやすい場所へ配置し、歩く距離や探す時間を見直します。商品と資材の置き場所を一緒に見直すと、梱包途中で段ボールや緩衝材を取りに戻る動きにも気付けます。

入荷した商品、検品待ちの商品、梱包済みの荷物が混ざらないよう、仮置き場所も決めておきましょう。場所を変えた後は作業者へ共有し、実際の動きで支障がないかを確認します。

動線や荷物の移動回数を見直した例は、過去記事「北柏営業所の業務改善事例」でも紹介しています。

⑤ 作業実績を確認し、早期に対応する

出荷進捗、時間当たりの処理件数、誤出荷件数などを確認します。完了した件数だけでなく、残りの作業量と締め時刻を照らし合わせることが、対応を判断する手がかりになります。

大切なのは、遅れが小さいうちに手を打つことです。定めた時点で計画との差を確認し、資材不足や確認待ちなどの原因に応じて、人員配置や作業順序を見直します。

処理件数が増えていても、確認漏れや手戻りが増えていないかは別に確認しましょう。速さだけを優先して、必要な検品を省く運用にしないことも重要です。

繁忙期に向けた準備はいつから始める？

準備は直前にまとめず、段階を分けて進めましょう。次の時期は目安です。採用や教育、資材の手配に必要な期間は異なるため、開始時期は現場の条件に合わせて前倒しすることも検討します。

• 1〜2か月前過去実績と販売計画から出荷量を予測し、人員計画を立てます。保管場所や作業スペースの空き、必要な資材量も確認します。
• 1〜2週間前人員配置を確定し、応援要員を含めて作業手順を確認します。設備の状態や資材の数量を点検し、不足があれば手配します。
• 繁忙期の期間中作業進捗と品質を確認し、必要に応じて人員を再配置します。問題の原因と対応内容を記録し、翌日以降の作業へ反映します。

資材や保管場所の準備については、過去記事「弊社倉庫での繁忙期対策｜資材カウントと空きロケの確認」も参考にしてください。

物流業務の外部委託も選択肢の一つ

人員確保が難しい場合や、自社内の改善だけでは必要な処理量に届かない場合には、物流業務の一部または全体を外部へ委託する方法もあります。

委託を検討するときは、任せる範囲と守りたい品質を先に決めることが重要です。どの商品を、どの工程から、どの状態で引き渡すのかを整理し、検品や出荷の基準を共有します。

委託先は費用だけで選ばず、対応できる業務範囲や物量、品質管理の方法を確認しましょう。追加物量の受入条件と連絡方法も話し合い、繁忙期になってから認識の違いが表面化しないようにします。

受け入れ準備や情報共有に時間が必要な場合もあるため、直前に依頼するのではなく早めの相談が大切です。繁忙期だけでなく通常期も含めて、物流全体の運営方法を検討しましょう。

まとめ｜事前準備と現場改善が安定した物流につながる

繁忙期の物流トラブルを防ぐには、物量の予測を人員計画につなげ、作業手順やレイアウトを整えたうえで、日々の進捗を確認することが大切です。

目指したいのは、繁忙期だけで終わらせない改善です。期間中に見つかった課題を振り返り、次の計画や教育、配置の見直しに生かしていきましょう。

当社では、倉庫・物流業務の運営や現場改善を通じて、お客様の物流課題の解決をサポートします。人員配置の見直しや作業効率の改善、物流業務の委託をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。